Gestaltung Ihres digitalen Arbeitsplatzes:
Musterspezifikationen

Möchten Sie in Ihrem Unternehmen einen digitalen Arbeitsplatz einrichten? Um Ihr Projekt zu definieren, benötigen Sie ein solides Lastenheft, das es Ihnen ermöglicht, jede seiner Phasen zu strukturieren und zu steuern.

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Wo soll man anfangen? Wie schreibt man Schritt für Schritt ein Lastenheft für die Einrichtung eines Intranets?

Lassen Sie sich von uns Schritt für Schritt führen!

1. Durchführen einer Scoping-Studie

Bevor Sie mit der Erstellung der Spezifikationen beginnen, sollten Sie eine Scoping-Studie durchführen. Sie kann in Form eines Workshops durchgeführt werden, um die Probleme, Ziele, Bedürfnisse (Anwendungsfälle) und Funktionen, die von den Projektgruppen und Fachbereichen benötigt werden, besser zu verstehen. Anschließend werden die Ergebnisse der Scoping-Studie vorgestellt und mit den Beteiligten geteilt.  

2. Machen Sie eine Bestandsaufnahme dessen, was Sie bereits haben

Starten Sie kein Projekt für einen digitalen Arbeitsplatz, ohne eine Bestandsaufnahme dessen zu machen, was intern bereits vorhanden ist. Hier sind die richtigen Fragen, die Sie sich stellen sollten:

  • Welche Lösung haben Sie derzeit? Was sind ihre Stärken und Schwächen?
  • Was denken die Benutzer und die IT-Abteilung?
  • Was ist der wichtigste Bedarf für den neuen digitalen Arbeitsplatz?
  • Welche neuen Funktionen werden benötigt?

Diese Analyse sollte ein besseres Verständnis der Art des Unternehmens und seiner spezifischen Bedürfnisse ermöglichen. Sie sollte mit einer Beschreibung des derzeitigen Intranets (falls vorhanden) einhergehen: Struktur, Merkmale, erzielte Ergebnisse, festgestellte Einschränkungen usw. Schließlich ist es ratsam, eine Bestandsaufnahme der Nutzer Ihres Intranets vorzunehmen, d. h. der Anzahl der Nutzer, ihres Profils und der Art und Weise, wie sie es nutzen. Ist Ihr Intranet für alle Mitarbeiter gedacht oder nur für einige von ihnen? Für welche?

Diese vorläufige Bestandsaufnahme wird es Ihnen ermöglichen, Ihre Bedürfnisse besser zu verstehen und somit die am besten geeignete Lösung umzusetzen. Es kann natürlich sein, dass Sie mit Ihrer derzeitigen Lösung nicht zufrieden sind und es nicht für nötig halten, sie zu überdenken. Aber wenn Sie sie sorgfältig studieren, werden Sie in der Lage sein zu verstehen, wie Sie eine verbesserte Lösung einführen können, die den Bedürfnissen sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer gerecht wird.

3. Stellen Sie Ihr Unternehmen und den Kontext, in dem es tätig ist, vor

Ziel dieser Phase ist es, alle Aktivitäten und Projekte des Unternehmens sowie seine interne Organisation zu beschreiben (Anzahl der Mitarbeiter und Abteilungen, Präsenz im Ausland, mögliche Entwicklungsprojekte usw.).  

Dann muss das Ziel des Unternehmens festgelegt werden. In welchem Kontext ist es tätig? Was ist der ursprüngliche Bedarf? Was sind die Erwartungen des Unternehmens an dieses Projekt? Das kann zum Beispiel der Wunsch sein, das Arbeitsumfeld zu modernisieren, die interne Kommunikation zu fördern, das Engagement der Mitarbeiter zu stärken, die Transparenz der Informationen zu verbessern usw.  

Beispiel eines Lastenhefts

4. Beschreiben Sie Ihre funktionalen Bedürfnisse, Ziele und Vorgaben

Wahrscheinlich haben Sie bereits eine Vorstellung von der Struktur des Intranets , das Sie einrichten wollen. Jetzt ist es an der Zeit, die Abschnitte zu beschreiben, die Ihnen vorschweben. Mit anderen Worten: Hier schlagen Sie die Baumstruktur Ihres künftigen digitalen Arbeitsplatzes vor.

Im Folgenden finden Sie Beispiele für die von den Unternehmen häufig geäußerten Bedürfnisse.

Sie können sie alle behalten oder diejenigen auswählen, die Sie am meisten interessieren:

  • Kommunikation und Mitarbeiterengagement (z. B. Erstellung von Seiten anhand einer Vorlage und Veröffentlichung der richtigen Inhalte für das richtige Ziel);
  • Nutzererfahrung (z. B. Erleichterung der Navigation für die Nutzer, Bereitstellung eines modernen und effizienten digitalen Arbeitsbereichs für die Telearbeit);
  • Zusammenarbeit (z. B. Erleichterung der Zusammenarbeit zwischen Teams; Ermöglichung der Kommunikation zwischen Außen- und Innendienst; Optimierung des Projektmanagements) ;
  • Wissensmanagement (z. B. Förderung und Erleichterung des Austauschs von Fachwissen, Erleichterung der Dokumentationsforschung).

Anschließend müssen Sie Ihre Zielgruppen definieren und die für jede von ihnen ermittelten Bedürfnisse miteinander in Beziehung setzen, um ein für jede Benutzergruppe geeignetes Intranet vorzuschlagen.

Vergessen Sie nicht, in Ihre funktionalen Anforderungen die technischen Zwänge aufzunehmen, die mit denLeitlinien des CIO verbunden sind.  

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Verwandeln Sie Ihr Intranet in einen digitalen Arbeitsplatz

Kostenloser Leitfaden

5. Beschreiben Sie, was Sie in Bezug auf Unterstützung und Zeitplan erwarten

Dies ist eine Beschreibung der erwarteten Dienstleistungen. Welche Haltung erwarten Sie von Ihrem Integrator? Wie möchten Sie begleitet werden? Die folgenden Elemente können erläutert werden:

  • Projektunterstützung (Beratung, technische Hilfe usw.);
  • Die mögliche Erbringung von Dienstleistungen im Bereich des Änderungsmanagements;
  • Schulung des Projektteams im Umgang mit dem neuen Tool;
  • Beibehaltung der vorgenommenen Einstellungen ;
  • Etc.

Beschreiben Sie Ihre Erwartungen und die zu erwartenden Ergebnisse, und mit welchen Mitteln. Genauer gesagt, können Sie die administrativen und vertraglichen Vereinbarungen für das Projekt beschreiben:

i. Der Projektansatz

Dazu gehört, dass Sie den Ansatz festlegen, den der Dienstleister verfolgen soll (Agile, V-Zyklus usw.), oder erwähnen, dass es dem Dienstleister freisteht, seinen eigenen Projektansatz vorzuschlagen.

ii. Projektleitung

Hier sind die zu schaffenden Begleitgremien zu definieren: Projektausschuss, Lenkungsausschuss, technischer Lenkungsausschuss usw. Auch die Erwartungen, die an jedes dieser Gremien geknüpft werden, müssen festgelegt werden.

iii. Terminplanung

Der gewünschte Zeitplan sowie die vom Dienstleister erwarteten Verpflichtungen und Leistungen in Bezug auf die Organisation müssen festgelegt werden.

iv. Ausbildung und Unterstützung

Dies bedeutet, dass Sie die Erwartungen in Bezug auf die Schulung (z. B.: Schulung von Mitwirkenden/Webmastern, Schulung von Administratoren usw.) und die zu erbringenden Leistungen festlegen. Es steht Ihnen frei, hier anzugeben, ob der Dienstleister die Buchung der Schulungsräume übernehmen soll. Wenn Sie es wünschen, können Sie auch angeben, ob Sie in funktioneller oder technischer Hinsicht unterstützt werden möchten.

v. Wartung und Unterstützung von Anwendungen

Hier muss die gewünschte Positionierung zur Anwendungspflege der Lösung und die Anwendung von Updates angegeben werden.  

Spezifikation für Digtial Workplace

6. Beschreiben Sie den Digital Workplace, den Sie erreichen wollen

In diesem Abschnitt geht es darum, Ihrer Fantasie freien Lauf zu lassen: Welche Art von Digital Workplace möchten Sie umsetzen? Da dies eine sehr allgemeine Frage ist, können Sie damit beginnen, Ihre Bedürfnisse, die damit verbundenen Ziele und Ihre Vorgaben zu definieren.

Sobald dies geschehen ist, sollten Sie sich mit der Struktur Ihres Intranets befassen: Welche Abschnitte soll es enthalten? Welche Informationen sollen enthalten sein? Wie soll die Baumstruktur aussehen?

Definieren Sie dann die verschiedenen Anwendungsfälle, mit denen Sie Ihren Digital Workplace bereichern wollen. Zum Beispiel:

Sie werden mit Ihren Bedürfnissen in Bezug auf die Benutzererfahrung enden: Design und Ergonomie, Mehrsprachigkeit, Anpassung der Schnittstelle, etc.

Ziel ist es, die Erwartungen an das Projekt so klar wie möglich zu formulieren, damit der Einsatz Ihres Digital Workplace perfekt an die Besonderheiten Ihres Unternehmens angepasst werden kann.  

Schlussfolgerung

Das Lastenheft ist ein wesentlicher Schritt bei der Erstellung eines Digital Workplace-Projekts. Es ermöglicht es, die Bedürfnisse des Unternehmens zu formalisieren und die Umrisse des Projekts zu definieren, indem insbesondere die Anforderungen, die Erwartungen und die gewünschte Methodik festgelegt werden.

Ein korrekt ausgefülltes Lastenheft stellt sicher, dass das Projekt zu Ende geführt wird und dass das Ergebnis präzise ist, ohne dass man mit einem leeren Blatt Papier beginnen muss.

Laden Sie hier unsere Vorlage für Ihren Digitalen Arbeitsplatzherunter. Sie finden eine sehr einfache Vorlage zum Ausfüllen sowie einen Leitfaden, der Ihnen hilft, sie richtig zu nutzen.

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FAQ

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