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Ein digitaler Arbeitsplatz ist eine Technologie, die an einem Ort die Informationen, die Kommunikation und die Anwendungen zusammenführt, die die Mitarbeiter für ihre Arbeit benötigen.
Dieser digitale Arbeitsraum erleichtert die interne Kommunikation, die Zusammenarbeit und das Wissensmanagement, auch bei Fernarbeit. In einer Zeit des digitalen Wandels und der weit verbreiteten Nutzung von Telearbeit und hybrider Arbeit scheint er unerlässlich zu sein.
Dennoch kann die Einführung eines kollaborativen Intranets für das Unternehmen mit erheblichen Kosten verbunden sein. Vor der Einführung dieser Technologie ist es daher notwendig, die damit verbundene Investitionsrendite abzuschätzen.
In diesem Artikel befasst sich Mozzaik365 mit der Frage des Return On Investment (ROI) eines digitalen Arbeitsplatzes und liefert Ihnen die Schlüssel zur Messung des ROI Ihres Unternehmens. Sie können diese Ressource speichern und später darauf zurückkommen.
1. ROI eines digitalen Arbeitsplatzes: Wovon reden wir?
Bevor wir weitermachen, sollten wir uns zunächst vergegenwärtigen, was ROI ist und welche Bedeutung er in Verbindung mit dem Digital Workplace hat.
1.1 ROI: Definition
ROI ist ein Akronym und bedeutet Rentabilität der Investition.
Der ROI ist ein wesentlicher Leistungsindikator (KPI), mit dem Sie die Rentabilität eines Projekts messen können.
Um die Rentabilität eines Projekts zu ermitteln, muss man in der Praxis die Kosten des Projekts mit den Gewinnen oder Verlusten vergleichen, die es erzielt hat.
Der ROI wird als Prozentsatz ausgedrückt. Die Formel zur Berechnung der Kapitalrendite lautet also wie folgt:
🧮 [(Betrag der mit dem Projekt verbundenen Gewinne oder Verluste - Investitionsbetrag) ÷ Investitionsbetrag] x 100
Wenn ein Projekt eine Investition von 50.000 Euro darstellt und einen Gewinn von 200.000 Euro erwirtschaftet, beträgt die Kapitalrendite [(200.000 - 50.000)/50.000] x 100 = 300 %.
1.2 Wie hoch ist der ROI eines digitalen Arbeitsplatzes?
Wie Sie sehen, ist der ROI eines Digital Workplace der Indikator, mit dem Sie die Leistung eines Digital Workplace-Projekts abschätzen können.
Bei dieser Kennzahl werden die Vorteile oder Einsparungen, die durch die Technologie erzielt werden, gegen die Kosten für ihre Implementierung im Unternehmen abgewogen.
📌 Wenn Sie herausfinden möchten wie Sie Ihre KPIs für den digitalen Arbeitsplatz auswählen und verfolgen können, kann dieser Artikel helfen.
1.3. Warum sollten Sie den ROI Ihres digitalen Arbeitsplatzes berechnen?
Die Messung des ROI des digitalen Arbeitsplatzes eines Unternehmens ermöglicht es, die finanziellen Auswirkungen dieser Lösung auf das Unternehmen zu quantifizieren.
Der ROI ist ein Instrument zur Entscheidungsfindung. Je nach der geschätzten oder beobachteten Rendite können Manager entscheiden, in das kollaborative Intranet-Projekt zu investieren, Kompromisse einzugehen und sich für eine Art von Digital Workplace zu entscheiden, die an die Bedürfnisse und Ressourcen ihrer Struktur angepasst ist.
Laut einer Umfrage, die das Marktforschungsunternehmen Forrester 2019 im Auftrag von Microsoft durchgeführt hat, generiert allein die Kommunikations- und Kollaborationsanwendung Microsoft Teams, die in die digitalen Arbeitsplätze von Microsoft 365 wie Mozzaik365 integriert ist, für ein typisches Unternehmen einen ROI von 832 % innerhalb von drei Jahren. Es ist also eindeutig eine gute Investition.
2. Die Vorteile eines digitalen Arbeitsplatzes auf dem Prüfstand
Laut einer Studie von VMware aus dem Jahr 2017 liegt der durchschnittliche Return on Investment für einen Digital Workplace über alle Branchen hinweg bei 150 %.
Diese Zahl lässt sich mit den Vorteilen eines digitalen Arbeitsplatzes in Bezug auf interne Kommunikation, Zusammenarbeit und Wissensmanagement erklären.
2.1. Vorteile im Hinblick auf die interne Kommunikation
Dank der Diskussionsforen, des Messaging, der Videokonferenzen und des integrierten Unternehmensverzeichnisses erleichtert die digitale Arbeitsumgebung den Kontakt und verbessert den Austausch, auch zwischen Mitarbeitern, die verschiedenen Teams angehören.
Von diesem Tool profitieren sowohl die Mitarbeiter in der Zentrale als auch die Außendienstmitarbeiter, da es von verschiedenen mobilen Geräten aus zugänglich ist: PC, Smartphone, Tablet, usw.
Durch diese Vereinfachung der Interaktionen ermöglichen Kommunikations-Intranets den Mitarbeitern, Zeit zu sparen und sich auf Aufgaben mit höherem Mehrwert zu konzentrieren, wie z. B. den Umgang mit Kunden, die Entwicklung neuer Produkte oder die Analyse von Daten.
Laut der Forrester-Studie könnte die Einführung der Teams-Kommunikationsplattform, einer Schlüsselkomponente von Microsoft 365-integrierten digitalenArbeitsplätzen, allein schon Millionen einsparen.
Der Umfrage zufolge könnte ein typisches Unternehmen (5.000 Nutzer) mit Teams die Anzahl seiner Meetings um 18,9 % reduzieren. Das entspricht einer Zeitersparnis von 6,9 Millionen Dollar über 3 Jahre.
Und die finanziellen Auswirkungen von Teams in Bezug auf die Kommunikation hören damit nicht auf.
Der Communication Hub ersetzt verschiedene Kommunikationslösungen (Mobiltelefon, Festnetztelefon, Webkonferenzanwendung usw.). Laut Forrester könnte ein typisches Unternehmen über einen Zeitraum von 3 Jahren 648.727 $ einsparen.
Und schließlich können Arbeitgeber dank Teams Reise- und Hotelkosten sparen. Videokonferenzen, Chat und Co-Authoring garantieren die Qualität von Live-Interaktionen. Es ist nicht mehr notwendig, zu reisen, um zu kommunizieren.
Als Ergebnis könnte die von Forrester modellierte Organisation innerhalb von 3 Jahren 150 Übernachtungsreisen im Gesamtwert von 233.080 $ einsparen.
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2.2. Vorteile in Bezug auf die interne Zusammenarbeit
Die Vorteile des digitalen Arbeitsplatzes für die interne Zusammenarbeit sind ebenfalls zahlreich.
Kollaborative Intranets erleichtern die Zusammenarbeit dank Tools für die gemeinsame Erstellung (Co-Authoring), die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und die Einrichtung von Teamseiten.
Das Ergebnis ist laut VMware, dass 48% der Unternehmen, die sich mit einem digitalen Arbeitsplatz ausgestattet haben, angeben, dass sie ihre Fähigkeit, auf Geschäftsmöglichkeiten zu reagieren, optimiert haben, verglichen mit 34% der anderen Organisationen.
Forrester stellt fest, dass in einem typischen Unternehmen, das Teams eingeführt hat, die Mitarbeiter in der Zentrale durch verbesserte Zusammenarbeit und besseren Informationsfluss 4 Stunden pro Woche einsparen könnten. Das sind Einsparungen in Höhe von 14,3 Millionen Dollar über drei Jahre.
Dieselbe Quelle berichtet auch, dass Außendienstmitarbeiter, die Teams für die Zusammenarbeit mit ihren Kollegen nutzen, durchschnittlich 45 Minuten pro Woche sparen. Diese Zeitersparnis könnte sich für ein typisches Unternehmen über drei Jahre auf mehr als eine halbe Million Dollar summieren.
Und die Vorteile der kollaborativen Plattform betreffen nicht nur das Betriebspersonal. Nach Angaben des Forschungsunternehmens können Teams die Entscheidungszeit für Entscheidungsträger um 17,7 % verkürzen. Das Ergebnis: ein Gewinn von 451.273 $ über 3 Jahre für eine typische Struktur.
Schließlich würden Teams laut Forrester zu einem Rückgang der Kosten führen, die mit folgenden Aspekten zusammenhängen Umsatz und Einarbeitung. Bei einer Senkung der Fluktuation um 0,4 % und einer Senkung der Einarbeitungskosten um 17 % könnte ein typisches Unternehmen mit der kollaborativen Plattform innerhalb von drei Jahren 1,42 Millionen Dollar einsparen.
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2.3. Vorteile in Bezug auf den Wissensaustausch und das Wissensmanagement
Die Vorteile kollaborativer Intranets sind auch beim Wissensaustausch und -management zu spüren.
Ein digitaler Arbeitsplatz wie Mozzaik365 ermöglicht es, die Verbreitung von Informationen gezielt zu fördern und ein echtes elektronisches Dokumentenmanagement (EDM ) einzurichten, um das Auffinden von Daten und den Beitrag zu einer Wissensbasis zu erleichtern.
Dies könnte 8 Stunden pro Woche und Mitarbeiter einsparen, die gleiche Zeit, die 95 % der französischen Angestellten mit der Suche nach Informationen verschwenden, wie eine von ABBYY durchgeführte Studie im Jahr 2021 ergab.
Aber das ist noch nicht alles. Laut der Forrester-Umfrage ist die Bereitstellung von Ressourcen in Teams über die Wolke auch Stunden an Arbeit einsparen.
Nach Angaben des Forschungsunternehmens würde die verbesserte Zugänglichkeit von Dokumenten zu einem Rückgang der Ausfallzeiten um 14,6 % führen. Das Ergebnis: eine Einsparung von 257.586 $ über drei Jahre für eine typische Einrichtung.
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Wie Sie aus diesen Beispielen ersehen haben, kann die Einrichtung eines digitalen Arbeitsplatzes in einem Unternehmen zahlreiche Vorteile mit sich bringen und erhebliche Gewinne und Einsparungen für das Unternehmen bedeuten.
Das Einzige, was noch zu tun bleibt, ist, sie mit den Kosten für die Einführung dieser Technologie zu vergleichen, um den ROI zu ermitteln. Lesen Sie weiter, um herauszufinden, wie man das macht.
