Als Produktivitätsinstrument für die Mitarbeiter, aber auch als Anziehungspunkt für die Generation X, ist der digitale Arbeitsplatz ein Schlüssel zur Produktivität und Agilität moderner Unternehmen. Die Schaffung eines digitalen Arbeitsplatzes ist kein Projekt wie jedes andere. Hier sind die Schlüssel zum Erfolg für Ihr Projekt.
Der digitale Arbeitsplatz ist sicherlich die große Herausforderung dieses Jahrzehnts für die Unternehmen. Als echte Arbeitsumgebung, die mit dem Mitarbeiter verbunden ist, ist er sowohl das virtuelle Büro als auch eine neue Art des Arbeitens. Die Gartner-Umfrage "Digital Workplace 2020 " hat gezeigt, dass der digitale Arbeitsplatz für 68 % der Manager nach der COVID-Episode zu einer Priorität geworden ist und innerhalb weniger Wochen vom Status "Nice to Have" zum "Must Have" aufstieg.
Für viele Berater und Manager ist dies ein echter technologischer Durchbruch in der Arbeitswelt, ein Werkzeug, das den Unternehmen mehr Agilität verleiht. Die Gestaltung von Open Spaces und Besprechungsräumen muss diese neue digitale Dimension der Arbeit vollständig integrieren. Darüber hinaus ist diese Umgebung zum wichtigsten Bindeglied zwischen dem Telearbeiter und dem Unternehmen geworden, und die Produktivitätsgewinne sind spektakulär. Laut einer Avanade-Umfrage unter 500 Managern und CIOs können diese Gewinne bis zu 67 % betragen!
Darüber hinaus trägt der Digital Workplace zur Verbesserung des Markenimages des Unternehmens bei seinen Mitarbeitern bei. In diesem Sinne ist er ein Element der Arbeitgebermarke, so wie es vor einigen Jahren der Firmenwagen oder die Größe des Büros war. Im Jahr 2021 kann man mit veralteten digitalen Werkzeugen keine hochqualifizierten Kandidaten anziehen und halten.
Ein digitaler Arbeitsplatz vor allem für das Handwerk
Nach Angaben des Forschungsunternehmens Arctus werden zwar 79 % der befragten französischen Unternehmen im Jahr 2021 über ein Intranet verfügen, aber nur 39 % von ihnen sind der Meinung, dass sie ihren Mitarbeitern tatsächlich Funktionen bieten, die einem Digital Workplace würdig sind. Die Einrichtung eines digitalen Arbeitsplatzes ist kein triviales Projekt. Es gibt kein einheitliches Modell, das in allen Unternehmen eingesetzt werden kann. Jeder Tätigkeitsbereich, jeder Beruf hat seine eigenen Besonderheiten und jedes Unternehmen seine eigene Organisation. Der digitale Arbeitsplatz muss dies widerspiegeln und all diese Besonderheiten von Anfang an berücksichtigen.
Bei der Einrichtung eines digitalen Arbeitsplatzes geht es nicht nur darum, Microsoft 365-Konten für Mitarbeiter zu eröffnen. Das Anbieten von Tools ohne Dialog mit den zukünftigen Nutzern ist ein Rezept zum Scheitern. Deshalb ist es unbedingt notwendig, im Vorfeld ein Projekt durchzuführen, um die tatsächlichen Bedürfnisse der Mitarbeiter zu ermitteln.
Die Rolle der IT-Abteilung besteht darin, das Projekt zu gestalten, seine Integration und die Datensicherheit zu gewährleisten. Es ist jedoch wichtig, Vertreter der Unternehmen in die Arbeitsgruppen einzubeziehen. Sie sind diejenigen, die dabei helfen, die Funktionen zu identifizieren, die für sie nützlich sind, die sie brauchen, die aber nicht in die gewählte Collaboration Suite integriert sind.
Digitaler Arbeitsplatz agil
Verwandeln Sie Ihr Intranet in einen digitalen Arbeitsplatz
Die wichtigsten Funktionen eines erfolgreichen digitalen Arbeitsplatzes
Jedes Unternehmen, jede IT-Abteilung und sogar jeder Nutzer hat seine eigene Vision von seinem idealen digitalen Arbeitsplatz. Dieser basiert auf den Microsoft Teams-Tools sowie auf SharePoint und dem Intranet-Portal, um die Zusammenarbeit anzuregen und zu fördern.
Einige Rezepte sind für alle Projekte gleich:
Zentralisierung der Produktivitäts- und Kollaborationswerkzeuge in einer gemeinsamen Umgebung. Dies sollte das Image widerspiegeln, das das Unternehmen bei seinen Mitarbeitern pflegen möchte. Der digitale Arbeitsplatz muss ergonomisch sein, aber auch ein durchdachtes und elegantes Design haben. Eine Kissflow-Studie aus dem Jahr 2021 zeigt, dass für 42,7 % der Nutzer die Vervielfachung der Tools das Haupthindernis für ihre Produktivität ist.
Passen Sie den digitalen Arbeitsplatz an den Kontext des Unternehmens an. Die Prioritäten in Bezug auf Management und Organisation sind für ein Tech-Start-up oder ein großes Industrieunternehmen nicht dieselben. Der Digital Workplace muss diese Unternehmenskultur widerspiegeln.
Passen Sie das Design und den Inhalt an den jeweiligen Nutzertyp im Unternehmen an . Die Prioritäten und Interessen der Benutzer in den Unterstützungsdiensten unterscheiden sich von denen des Betriebspersonals oder des Managements. Das auf dem Bildschirm angezeigte Dashboard muss entsprechend dem Profil des Benutzers erstellt werden.
Bieten Sie Mehrsprachigkeit an: Selbst wenn Englisch die Hauptsprache des Unternehmens ist, kann die Implementierung von Mehrsprachigkeit ein Vorteil sein, um die Nutzer zu binden. Einfach zu implementierende automatische Übersetzungsfunktionen helfen nicht-englischsprachigen Nutzern, sich mit dem Tool zurechtzufinden. Diese Einfachheit fördert natürlich das Engagement der Benutzer in Foren, Chats und im sozialen Unternehmensnetzwerk (CSN).
Integrieren Sie alle Geschäftstools der Mitarbeiter. Vermeiden Sie den Silo-Effekt, bei dem jede Anwendung unabhängig von den anderen arbeitet. Die Rolle des digitalen Arbeitsplatzes besteht darin, offen zu sein und alle Tools der Mitarbeiter in eine einzige Umgebung zu integrieren. Auf diese Weise lässt sich die Produktivität der Mitarbeiter steigern, aber auch die Lernkurve für neue Mitarbeiter vereinfachen.
Warum ein digitaler Arbeitsplatz lebendig sein muss
Einen erfolgreichen digitalen Arbeitsplatz einzurichten ist eine Sache, ihn mit Leben zu füllen und weiterzuentwickeln eine andere.
Die einzige Möglichkeit, eine gute Benutzerakzeptanz und Nachhaltigkeit zu erreichen, besteht darin, sicherzustellen, dass der digitale Arbeitsplatz für die tatsächlichen Bedürfnisse des Unternehmens relevant bleibt. Unternehmen und Organisationen müssen sich ständig an ihr Umfeld anpassen und der Digital Workplace muss diese Agilität widerspiegeln. Das Beispiel der Intranets, die vor einigen Jahrzehnten unter Lotus Domino erstellt wurden, zeigt eines: Eine Technologie, die nicht in der Lage ist, sich mit moderneren Tools zu verbinden, wird irgendwann sterben.
Der digitale Arbeitsplatz muss agil sein. Es handelt sich nicht um ein Projekt, das nach der ersten Einführung aufhört. Microsoft hat diese Notwendigkeit verstanden und entwickelt sein Microsoft 365-Angebot regelmäßig weiter, um neuen Anwendungen und dem Feedback seiner Nutzer gerecht zu werden.
Auf Unternehmensebene muss derselbe Ansatz verfolgt werden. Das Projektteam muss in der Lage sein, seinen Digitalen Arbeitsplatz weiterzuentwickeln, wenn Microsoft neue Tools innerhalb seiner Microsoft 365-Suite einführt oder wenn das Unternehmen eine neue Lösung einsetzt, um seine Anforderungen zu erfüllen.
Die Avanade-Studie"Global Survey: Companies are unprepared for the arrival of a true Digital Workplace" hat gezeigt, dass ein digitaler Arbeitsplatz nicht nur die Produktivität der Mitarbeiter und letztlich den Umsatz steigert, sondern auch ein großartiges Instrument für das Engagement der Mitarbeiter ist. Analysten schätzen, dass das durch ein solches Projekt erzeugte Engagement bei 53 % liegt. Um ein solches Aktivitätsniveau über einen längeren Zeitraum aufrechtzuerhalten, ist es notwendig, das Intranet ständig zu beleben. Unabhängig davon, ob das ursprüngliche Projekt von der Kommunikationsabteilung, der Personalabteilung, der IT-Abteilung oder dem Wissensmanagement geleitet wird, muss der digitale Arbeitsplatz von einem Netzwerk von Mitwirkenden geführt werden. Seine Mitglieder müssen über alle technischen Mittel verfügen, um den Digitalen Arbeitsplatz ganz einfach mit wenigen Klicks mit Inhalten zu versorgen. Das Intranet muss nicht nur mit relevanten Inhalten versorgt werden, um das Engagement der Mitarbeiter zu fördern , sondern es muss auch darauf geachtet werden, dass diese Verteilung entsprechend dem Profil der Nutzer optimiert wird. Die gezielte Verteilung von Inhalten nach Mitarbeitergruppen ermöglicht es, den Austausch zu erhöhen und Innovationsprozesse anzustoßen. In dieser Hinsicht geht der digitale Arbeitsplatz weit über die bloße Bereitstellung von Tools für die Zusammenarbeit hinaus.
Agilität am digitalen Arbeitsplatz
Die IT-Abteilung muss die Sicherheit der Inhalte gewährleisten
Sicherheit ist ein Schlüsselthema für das reibungslose Funktionieren eines digitalen Arbeitsplatzes, und diese Dimension muss von Anfang an in das Projekt integriert werden. Sie können keine Arbeitsumgebung bereitstellen, die potenziell zu einer Quelle von Datenlecks werden kann oder durch Malware oder Ransomware lahmgelegt werden kann. Die jüngsten Erfahrungen haben gezeigt, dass in solchen Situationen die Tätigkeit des Unternehmens selbst gefährdet ist. Die Förderung des Austauschs zwischen Mitarbeitern oder mit Unternehmenspartnern erhöht das Risiko. Deshalb ist es wichtig, diese Sicherheitsdimension von Anfang an in das Projekt "Digitaler Arbeitsplatz" zu integrieren und sich erst dann Gedanken darüber zu machen, wenn es bereit ist, gestartet zu werden.
Es ist besser, sich für eine Plattform zu entscheiden, die wie Microsoft 365 "Secure by Design" ist, d. h. von Anfang an mit Blick auf die Cybersicherheit entwickelt wurde. Außerdem sollten die Daten nicht zwischen verschiedenen Systemen repliziert werden. Mozzaik365 ist eine natürliche Erweiterung der Microsoft-Plattform und wird keine Daten replizieren. Dieser Plug-in-Ansatz ist eine Sicherheitsgarantie gegen Datenverluste.
Zu beachtende Dinge
📌 Ein digitaler Arbeitsplatz muss in der Lage sein, sich mit dem Tempo des Unternehmens und den neuen Bedürfnissen seiner Geschäftsnutzer weiterzuentwickeln;
📌 Es handelt sich nicht um eine einmalige Lösung, sondern um eine Plattform, die auf Dauer angelegt ist und sich in das gesamte IT-Ökosystem des Unternehmens integrieren lässt;
📌 Sie muss alle aktuellen oder zukünftigen Anwendungen des Unternehmens aufnehmen und gleichzeitig die Sicherheit der von den Mitarbeitern ausgetauschten Daten gewährleisten;
📌 Während sich Microsoft 365 als führende Kollaborationsplattform für französische Unternehmen etabliert hat, erscheint Mozzaik365 als Microsoft-Erweiterung nun eindeutig als die ideale Lösung für den Einsatz des Digital Workplace.
FAQ
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Agilität, der Schlüssel zu einem digitalen Arbeitsplatz, der von Dauer ist
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